Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:
- Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
- Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
- Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación.
Cuando el adquiriente sea facturador electrónico, el documento soporte deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, cumpliendo además de los requisitos señalados anteriormente, deberá incluir los siguientes:
- Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
- Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
El documento soporte será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, en cuyo caso, se deberán cumplir los requisitos establecidos . Para la procedencia del impuesto sobre las ventas -IVA- descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas de conformidad la normatividad Vigente.
Cuando se trate de importación de bienes el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, será la declaración de importación presentada de conformidad con la normatividad vigente, siempre y cuando no correspondan a operaciones celebradas con o entre usuarios de zona franca.
En este mismo sentido, la dirección de impuestos y aduanas nacionales -DIAN, a través de la Resolución 42 de 2020 entre otros muchos aspectos estableció las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la emisión y elaboración de documentos soportes físicos y electrónicos en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, por lo que a partir del 5 de mayo de 2020, los facturadores electrónicos deben emitir este tipo de documentos de forma electrónica.
También es importante aclarar que para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento; La mencionada solicitud de autorización ya se encuentra habilitado a través de la página web de la dirección de Impuestos y Aduanas-DIAN.