NÓMINA ELECTRÓNICA

El pasado mes de febrero  de 2021, la Dirección de Impuestos y aduanas Nacionales DIAN, emitió la resolución 000013   Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.

Este acto administrativo emitido por la autoridad tributaria, permite mejorar y ampliar la información suministrada de las personas naturales pertenecientes a la categoría de empleados  y  obliga a la actualización de  los software de nómina que tiene las diferentes empleadores,   de esta resolución destacamos los siguiente:

¿Quiénes son los Obligados a generar y transmitir la nómina Electrónica?

Todos aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral, legal, reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique.

¿Cada cuanto se debe generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica?

Deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral, legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.

En este mismo sentido, también se establece que se tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.

¿Qué información contiene  el  Documento soporte de pago de nómina electrónica?

Deberá contener como mínimo la siguiente información:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del empleador declarante de renta o IVA.
3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el obligado a generala.
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina
8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de la resolución 13 de 2021.
10. El medio de pago, que el empleador declarante de renta o IVA utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
11. Fecha y hora de generación.
12. La firma digital del sujeto Obligados a generar y transmitir, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN.
13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

¿Se pueden realizar Notas de Ajustes al Documento soporte de pago de nómina electrónica?

Si, cuando se elaboren notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se deberán generar y transmitir para validación ante la DIAN.

¿Qué plazos hay para la implementación?

El plazo establecido en la resolución está sujeto al número de empleados que tenga el sujeto obligado a transmitir y que sea facturador electrónico,  así:

Para el caso de los que no están obligados a expedir factura electrónica, el plazo para implementar la nómina electrónica es hasta el 31 de mayo de 2022, y la habilitación inicia el 31 de marzo de 2022.

Los nuevos empleadores  obligados  a generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento como soporte para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e IVA, Tendrán un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución, para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte de pago de nómina.

Consultar resolución

Juan Alberto Rojas, Bogotá 09 de marzo de 2021.